Integrare sisteme
ERP, CRM, magazin online, curierat și ANAF conectate, fără date introduse de două ori.
Integrarea cu RO e-Factura: ghid tehnic pentru companii
Pe scurt
- Facturile între firme stabilite în România trec obligatoriu prin RO e-Factura din 1 iulie 2024, în format XML (UBL 2.1, după specificația națională).
- Pentru facturile emise din 2026, termenul de transmitere este de 5 zile lucrătoare de la emitere.
- O integrare robustă nu se oprește la trimitere: urmărește starea fiecărei facturi, preia răspunsul ANAF și alertează pe cine poate corecta o respingere.
Majoritatea programelor de facturare românești transmit deja facturile în RO e-Factura. Problemele apar când facturile se nasc în alt loc: un ERP internațional, o platformă de e-commerce, o aplicație proprie sau mai multe sisteme în paralel. Ghidul explică ce trebuie să facă o integrare ca să fie de încredere.
Acest ghid tratează partea tehnică. Pentru încadrarea fiscală a unei situații concrete, verifică cu contabilul sau consultantul fiscal.
Ce obligații stau la bază
- B2B: facturile între persoane impozabile stabilite în România se transmit prin RO e-Factura din 1 iulie 2024.
- B2G: facturile către instituții publice trec prin același sistem.
- Termen: pentru facturile emise începând cu 1 ianuarie 2026, transmiterea se face în cel mult 5 zile lucrătoare de la emitere.
- Firme străine cu cod de TVA în România: potrivit modificărilor aplicabile din 2026, sunt incluse în obligație.
- B2C: regulile pentru facturile către persoane fizice au fost modificate de mai multe ori. Verifică forma în vigoare pe site-ul ANAF înainte de a proiecta fluxul.
Cum arată arhitectura unei integrări
- Sursa facturii. ERP-ul sau aplicația unde se emite factura rămâne sursa de adevăr.
- Generarea XML. Datele facturii sunt transformate în XML UBL 2.1, conform specificației naționale. Aici apar cele mai multe erori: coduri de TVA, unități de măsură, date de identificare a partenerului.
- Validarea înainte de trimitere. ANAF oferă servicii de validare. Validarea locală previne respingerile evitabile.
- Transmiterea prin API. Aplicația se autentifică prin mecanismul OAuth al ANAF, după înregistrarea aplicației în portal, folosind un certificat digital calificat al reprezentantului.
- Urmărirea stării. După încărcare, starea se verifică periodic până la acceptare sau respingere.
- Preluarea răspunsului. Mesajul ANAF (factura validată sau erorile) se descarcă și se arhivează lângă factură.
- Alertarea. O respingere ajunge automat la persoana care o poate corecta, cu eroarea explicată.
- Monitorizarea. Un panou arată facturile netransmise, în așteptare sau respinse, în raport cu termenul legal.
Erori frecvente în proiectele de integrare
| Eroare | Efect | Prevenție |
|---|---|---|
| Fluxul se oprește la încărcare | Respingerile nu sunt văzute de nimeni. | Urmărirea stării și alerte pentru fiecare factură. |
| Date de partener incomplete în ERP | Respingeri repetate la validare. | Validarea datelor de partener la crearea lor, nu la facturare. |
| Mai multe sisteme emit facturi | Facturi uitate, numerotare inconsistentă. | Un strat comun de transmitere și o evidență unică. |
| Certificat digital expirat | Transmiterea se oprește brusc. | Alertă înainte de expirare și un responsabil desemnat. |
| Reîncercări necontrolate | Facturi trimise de două ori. | Identificatori unici și verificarea stării înainte de retransmitere. |
Checklist pentru o integrare de încredere
- Fiecare sistem care emite facturi este identificat
- Generarea XML este testată pe toate tipurile de factură (inclusiv storno și avansuri)
- Validarea rulează înainte de transmitere
- Starea fiecărei facturi este urmărită până la final
- Răspunsurile ANAF sunt arhivate lângă factură
- Respingerile ajung automat la un responsabil
- Expirarea certificatului digital este monitorizată
- Termenul de 5 zile lucrătoare este vizibil într-un panou
Integrarea cu RO e-Factura face parte din serviciul nostru de integrare sisteme. Dacă datele ajung apoi în rapoarte, vezi și analiza datelor.
Surse
Servicii conexe
Ghiduri utile
Ce informații îți trebuie pentru o estimare software
Cele zece informații care transformă o estimare vagă într-una pe care te poți baza.
NIS2 în România: pașii tehnici după OUG 155/2024
Cine intră, ce termene curg și ce măsuri tehnice pregătești în primele 90 de zile.
Facturile pleacă din mai multe sisteme?
Facem un audit al fluxului de facturare și îți arătăm unde se pot pierde facturi sau respingeri.